Orientaciones de costes en relación a Acciones formativas programadas por las empresas.
1.- INTRODUCCIÓN
Las empresas podrán ser objeto de las actuaciones de seguimiento y control que realicen las Administraciones competentes en materia laboral, sin perjuicio de las actuaciones que puedan realizar los órganos de fiscalización y control que tengan atribuidas tales competencias en el ámbito estatal y autonómico.
En este marco, y dentro de las actuaciones de seguimiento y control Ex post, se contempla la comprobación de la documentación justificativa de los costes de formación, su contabilización, así como la materialización del pago, teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la normativa española.
Constituyen obligaciones de las empresas beneficiarias las establecidas en el artículo 5 de la Orden TAS/2307/2007, además de las previstas en otros artículos de la citada orden y las recogidas en el Real Decreto 395/2007, entre otras las siguientes:
- Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de “formación profesional para el empleo”.
- Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen las Administraciones públicas competentes y demás órganos de control.
- Custodiar la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los participantes a las acciones formativas.
- Garantizar la gratuidad de las iniciativas de formación a los participantes en las mismas.
- Hallarse la empresa al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social en el momento de aplicarse las bonificaciones.
- Durante un período mínimo de 4 años, las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
2.- GASTOS IMPUTABLES
A continuación se describen los tipos de costes que constituyen el coste total de la actividad bonificada. Los tipos de costes que cabe tener en cuenta son los siguientes:
Costes directos o de impartición:
- La retribución de los formadores, internos y externos.
- Los gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas, así como el alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
- Gastos de medios didácticos y/o adquisición de materiales didácticos, así como los gastos en bienes consumibles. En el caso de “teleformación”, los costes imputables a los medios de comunicación utilizados entre formadores y participantes.
- Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortización de las aulas, talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación.
- Seguro de accidente de los participantes.
- Gastos de transporte, manutención y alojamiento para los participantes y formadores.
Costes asociados o de organización:
- Costes de organización, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo de la formación.
- Costes de luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza, vigilancia y otros costes asociados a la gestión de la actividad formativa.
Costes de personal
Se entienden incluidos en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formación, así como las horas extras abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensación de asistencia al curso fuera del horario laboral.
Estos costes de personal no serán objeto de bonificación, pero se computarán para determinar la cofinanciación privada.
3.- SOPORTES JUSTIFICATIVOS
Facturas
Tal y como establece el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Recibís
Los recibís deberán ser emitidos por personas físicas y, únicamente, se admitirán cuando el servicio prestado no sea habitual ni continuado en el tiempo.
Notas de cargo
Las notas de cargo serán imputables en aquellos casos en los que el desarrollo de la actividad formativa se lleve a cabo de forma descentralizada mediante entidades vinculadas que por razones objetivas no se facturen entre sí.
Hojas de autoliquidación
Los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento podrán acreditarse mediante hojas de autoliquidación de gastos de los formadores o de participantes en las que figuren los datos identificativos de la empresa bonificada y del receptor del importe, así como la firma del receptor del importe.
Soportes justificativos de personal interno
Los costes de personal interno podrán ser acreditados mediante alguno de los siguientes justificantes retributivos:
- Certificado de retención de IRPF firmado por el representante legal de la Empresa Bonificada o Entidad Organizadora.
- Modelo 190 o declaración anual de IRPF presentado ante la Hacienda Pública.
- Justificantes retributivos (nóminas).
- Certificado de haberes individual con los siguientes requisitos: firma original del representante legal, apellidos, nombre y NIF del trabajador, retribución bruta anual y seguridad social a cargo de la empresa.
Pólizas de seguro de accidentes de los participantes
La póliza del seguro contratado que justifique el gasto imputado deberá identificar el período de cobertura, el número de participantes y el tipo de seguro.
REQUISITOS DE CONTENIDO
Los soportes justificativos deberán contener el detalle suficiente para identificar la actividad formativa bonificada. En caso de no recoger el detalle exigido, se podrán acompañar de certificado o anexo emitido por el proveedor completando la información necesaria que deberá estar firmado y/o sellado por el propio proveedor.
La documentación justificativa de los costes directos o de impartición deberá contener el siguiente detalle dependiendo del tipo de coste imputado:
- Los soportes justificativos acreditativos de la retribución de los formadores externos deberán contener, al menos, los siguientes datos cuando el coste imputado corresponda a un grupo formativo:
- Denominación de la acción formativa
- Descripción del servicio prestado
- Fechas de inicio y finalización de cada grupo bonificado
- Número de horas de la acción formativa facturadas
- Número de participantes por grupo
- Los soportes justificativos de los gastos de medios didácticos, material didáctico y bienes consumibles, deberán detallar el material y el número de elementos adquiridos. En el caso de que el servicio prestado, incluya la preparación y/o elaboración de material didáctico, deberá detallarse las fechas de realización del servicio y el número de ejemplares facturados.
Los soportes justificativos de los gastos de alquiler, arrendamiento financiero de las aulas, talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación deberán indicar la descripción del servicio prestado, el período de alquiler facturado e indicar el lugar en el que se encuentra el inmueble.
- Los soportes justificativos de los gastos de transporte, manutención y alojamiento para los participantes y formadores, deberán contener el detalle suficiente para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado a la actividad formativa bonificada.
4.- IMPUTACIÓN DE COSTES
4.1. Costes Directos/Costes de Impartición
4.1.1 Formadores
Coste interno
Costes del personal propio de la Empresa Bonificada en labores de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos por parte del personal propio, así como las horas invertidas por el personal en la preparación de los medios didácticos.
El coste hora de cada trabajador se hallará de la siguiente manera:
Salario Bruto Anual (incluida la prorrata de pagas extras) + Seguridad Social a cargo de la Empresa Bonificada + Aportación a Planes de Pensiones + Dietas y locomoción + Complementos a cargo de la empresa
Coste externo
Personal externo en labores de impartición, preparación de clases, tutorías y evaluación y los relativos a preparación de material didáctico.
4.1.2 Material didáctico
Coste interno
costes de personal propio de la Empresa Bonificada en labores de elaboración de material didáctico.
Coste externo
Gastos de adquisición de materiales didácticos, así como los gastos en bienes consumibles utilizados en el desarrollo de la actividad formativa bonificada, incluido el material de protección y seguridad.
4.1.3 Medios didácticos
Coste interno
Gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas utilizadas en el desarrollo de la actividad formativa bonificada, siendo imputable el coste de amortización de los siguientes elementos:
Aplicaciones Informáticas, Maquinaria, Utillaje, Mobiliario y Enseres, Equipos para Procesos de Información, Elementos de Transporte, Edificios y Construcciones
Coste externo
Gastos de alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas utilizadas en el desarrollo de la actividad bonificada.
4.1.4 Aulas
Coste interno
Gastos de amortización de aulas y talleres utilizadas en el desarrollo de la actividad formativa bonificada.
Coste externo
Gastos de alquiler o arrendamiento financiero de aulas y talleres utilizados en el desarrollo de la actividad bonificada.
4.1.5 Seguro de accidente de los participantes
Seguro de accidente de los participantes por su participación en la actividad formativa bonificada.
4.1.6 Gastos de transporte, manutención y alojamiento para los participantes y formadores
Gastos de transporte, manutención y alojamiento de los participantes y formadores correspondientes a la actividad formativa bonificada, teniendo en cuenta que únicamente se deberán imputar como costes directos los correspondientes a formadores y participantes, ya que los gastos de esta naturaleza correspondientes a personal interno que realice labores de organización de la formación deberá imputarse como coste asociado.
4.2. Costes Asociados/Costes de Organización
Se incluyen en este tipo de costes:
- Los costes de organización, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo de la formación.
- Los costes de luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza, vigilancia y otros costes asociados a la gestión de la actividad formativa.
4.3. Costes de Personal
El coste salarial de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral, como regla general, se hallará con base a la masa salarial de la empresa bonificada, teniendo a disposición para su acreditación las copias de los TC’s correspondientes al año anterior o certificación de haberes y el cálculo efectuado en relación con los trabajadores que han realizado el grupo bonificado.
- Pago y contabilización de la bonificación
5.1. Pagos
Las empresas deberán conservar los justificantes de pagos correspondientes a los costes incurridos y declarados ante la Fundación en la realización de la actividad formativa bonificada con objeto de facilitar su comprobación.
La acreditación del pago podrá realizarse mediante los extractos bancarios correspondientes a los grupos bonificados.
Los pagos correspondientes a la actividad formativa bonificada deben estar realizados antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda.
5.2. Contabilización
Todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación “formación profesional para el empleo”. A partir de la entrada en vigor del RD-L, el incumplimiento de este requisito podrá ser objeto de sanción.
Constituye obligación de la empresa disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos por la legislación mercantil.