Somos una pyme con perfiles muy técnicos especializados, y nos gustaría poder desarrollar un plan formativo donde cada uno de los expertos pudiera impartir formación interna al resto de los empleados especialmente a los perfiles más junior y para ello utilizar las bonificaciones de formación para acciones formativas. ¿Es esto posible? ¿Cómo se debe gestionar?

La formación programada por las empresas contempla la impartición con medios propios de la empresa. En este caso, el acceso a la aplicación y la gestión de la formación deberá realizarla la propia empresa (perfil bonificada) o a través de Entidad Gestora Externa, como es GLOBAL Formación Empresarial.

En una formación presencial en la que intervienen, por ejemplo, 4 formadores internos de la empresa, pero 2 de ellos no tienen la condición de trabajadores por el régimen general sino que son socios y no van a cobrar por su colaboración en el curso, ¿puede bonificarse el curso imputando solo el coste de los 2 formadores internos en régimen general pero con el número de horas totales de la formación?

El coste de la impartición, incluido en los costes directos del grupo, deberá corresponderse con los costes reales de la formación, es decir, lo abonado a los formadores internos por las horas que han dedicado a la impartición y, en su caso, a la preparación. Las horas del formador deben coincidir con las horas de formación.

¿En qué situaciones se pueden modificar las acciones formativas que se dan de alta para un curso formativo concreto?

 Las acciones formativas dadas de alta en la aplicación telemática de Formación Programada por las Empresas pueden ser modificadas hasta la fecha de inicio del primer grupo formativo comunicado.

Después de esta fecha cualquier modificación en la modalidad, duración, objetivos o duración supondrá la creación de una nueva acción formativa.

Una persona que está cursando un curso de inglés nivel C en su empresa, ¿puede asistir también al curso del nivel inmediatamente para repasar y ser en ambos cursos un participante bonificable?

Siempre y cuando no se trate de la misma acción formativa y no coincida en el tiempo, un trabajador puede asistir a distintos niveles de una misma formación.

¿Cuántas horas de preparación de la formación como máximo podemos incluir en una acción formativa?

Las horas de preparación de un curso no deben exceder en ningún caso la duración de la acción formativa.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar la documentación?

Durante un período mínimo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo máximo para bonificarse por la formación, o lo que es lo mismo, cuando haya finalizado el plazo de presentación de los Boletines de Cotización de la Seguridad Social correspondientes al mes de diciembre de ejercicio en curso.

¿Cómo divido un gasto entre varios grupos de una misma acción formativa?

Si fuese necesario prorratear alguno de los gastos realizados entre varios grupos de alumnos de la misma acción formativa, el prorrateo se efectuará atendiendo a las horas de formación de cada uno de ellos. El número total de horas de formación se obtiene de multiplicar el número de horas de duración de la acción formativa por el número de participantes en cada uno de los grupos de alumnos.

¿Cómo calculo el coste/hora del formador interno que realiza la formación?

El coste/hora del personal propio se obtiene dividiendo el coste anual del trabajador, por el número anual de horas trabajadas (determinado por Convenio o contrato laboral).

Coste anual del trabajador (*) = Salario bruto anual (incluida prorrata de pagas extras) + Seguridad Social a cargo de la empresa bonificada + Aportación planes de pensiones + Dietas y locomoción + Complementos.

(*) Únicamente se admitirán conceptos de renta irregular si figuran en las nóminas del período en el que se ha produce el gasto.

¿Es admisible el coste de más de un formador por grupo?

Será admisible siempre que se justifique su necesidad.

¿Qué son los costes de personal?, ¿es posible bonificar estos costes?

 Los costes de personal son costes salariales de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formación.

Este tipo de costes no son bonificables, pero se computarán a efectos del cálculo del porcentaje mínimo de cofinanciación que, sobre el coste total de formación se exige. Del mismo modo, la diferencia entre el coste total de la formación y la bonificación aplicada, constituirá aportación privada.

¿Cómo calculo el coste de personal y cómo lo acredito?

Como regla general, el coste se hallará con base a la masa salarial de la empresa. Para su acreditación, será necesario conservar copia de los recibos de liquidación de cotizaciones del año anterior o certificación de haberes, y cálculo realizado respecto a los trabajadores formados.

¿Es posible comunicar formaciones mediante aula virtual con una duración inferior a 2 horas?

No se consideran acciones formativas aquellas que tienen una duración inferior a 2 horas. Por tanto, es de aplicación lo previsto en el Real Decreto 694/2017, cuyo artículo 3.2 indica lo siguiente:” No obstante, no tendrán la consideración de acciones formativas las actividades de índole informativa o divulgativa cuyo objeto no sea el desarrollo de un proceso de formación, y, en todo caso, las que tengan una duración inferior a dos horas”.

¿Puede haber más de 30 personas asistentes al aula virtual?, ¿siendo el resto oyentes solamente? ¿Y siendo participantes activos en la formación?

 No puede haber más de 30 participantes al considerarse la formación como presencial. Por ello, no se admiten más participantes en el aula, aunque tengan la consideración de oyentes.

¿Es necesario que el formador que imparta la formación a través de aula virtual posea alguna formación específica para ello?

Dado que a los efectos de la resolución se trata de una formación presencial, no existen requisitos adicionales en la cualificación del mismo a los requeridos para dicha modalidad.

¿Se pueden comunicar a profesores que imparten su formación en clases virtuales desde el extranjero?

 Sí, no obstante, hay que tener en cuenta que no está permitida la subcontratación.

Para que un alumno sea considerado finalizado ¿debe tener un tiempo de conexión del 75% del tiempo en el aula virtual?

Debe haber asistido, al menos, al 75% de la formación, igual que en el resto de la formación presencial.

¿Hay que acreditar la asistencia en el aula virtual a través de un documento de Control de asistencia?

 No. La asistencia de los alumnos se acreditará a través del registro de conexiones. No obstante, a efectos de las actuaciones de seguimiento y control, cuando la herramienta tecnológica utilizada para el aula virtual no cuente, aunque sea lo más deseable, con un registro de conexiones, la participación se podrá constatar mediante declaración responsable de la persona participante en la que conste su realización de la acción formativa de que se trate, de manera que ésta quede claramente identificada.

¿Es necesario realizar un examen de evaluación? En ese caso, ¿Cómo debemos hacer el «examen» en un Aula Virtual? – ¿Se puede enviar por correo electrónico a cada participante y que nos lo devuelvan firmado y cumplimentado? ¿durante la celebración de la sesión virtual? ¿a través de una aplicación?

Las pruebas de evaluación no tienen carácter obligatorio en formación presencial, pero son aconsejables para determinar el grado de aprovechamiento de los participantes a la hora de la confección de los diplomas acreditativos. El formador podrá elegir la forma más adecuada para realizar la evaluación.

El tiempo de conexión de una acción formativa en modalidad on-line genera muchas dudas. Un participante puede conseguir una asimilación de contenidos más rápidamente que otro, consecuentemente su nivel de aprendizaje y rendimiento son alcanzados en un menor tiempo de conexión al curso. Por tanto, si ello depende de cada participante, ¿por qué tenemos que exigir un mismo tiempo de conexión para todos los participantes a un mismo curso?

El tiempo de conexión es un parámetro más a analizar en el conjunto de elementos de la modalidad teleformación. Para tener la consideración de participante finalizado, tiene que haber realizado al menos el 75% de los controles de aprendizaje. Además, la trazabilidad del participante: para poder realizar las diferentes pruebas de autoevaluación, el participante debe acceder previamente a los contenidos que las originan, teniendo en cuenta lo establecido en la planificación de la acción formativa, debiendo garantizar el tutor-formador que estas pruebas se realizan según la secuencia adecuada para el desarrollo del proceso de formación.

Las clases telefónicas de idiomas ¿se pueden incluir como actividades complementarias a la formación on-line notificando el total de horas como on-line?

La normativa sólo contempla la formación presencial, teleformación, o mixta.

¿En qué debemos fijarnos para saber si una formación es “reglada”?

La formación reglada se encuentra dentro del Sistema Educativo, obteniendo el alumno un título oficial con validez académica, expedido por la Administración Pública, con validez en todo el territorio nacional y publicada en el BOE.

En caso de que la formación presentada a bonificación mediante PIF tenga lugar en otra ciudad diferente al centro de trabajo, ¿podría incluirse también el tiempo de desplazamiento si el viaje tiene lugar durante el horario laboral? En caso afirmativo, ¿cómo podría acreditarse?

Se podrán computar y ser objeto de financiación las horas laborales dentro de la jornada laboral del trabajador que efectivamente se dejen de desempeñar por asistencia a las acciones formativas objeto del permiso individual de formación, incluidas las de desplazamiento.

Se conservarán, entre otros, justificantes de las ausencias del trabajador, y detalle de la jornada laboral, así como los datos del centro en el cual se han cursado los estudios.

La fecha límite para presentar a bonificación un PIF en la plataforma Fundae, ¿es la misma que para presentar a bonificación una Acción Formativa (2 días naturales)?

En el caso de los PIF, no existe un plazo de comunicación, siendo suficiente que sea comunicado antes del inicio del permiso.

En el apartado «Distribución horas presenciales de la formación», ¿hay que indicar el horario de las clases que coinciden con la jornada laboral? ¿El horario de las clases sin más e independientemente de que dicho horario coincida o no en su totalidad con lo que el empleado ha solicitado? 2. Cuando indican «Importante: El centro de formación y la dirección indicada deberá coincidir con el lugar en que efectivamente se impartirá la formación» significa que en ese apartado hay que indicar exclusivamente los datos del centro lugar de impartición. ¿Es correcto? 3. En el campo Horario Laboral del Trabajador hay que indicar el horario general del empleado solicitante o el horario de los días que ha solicitado?

1. En el apartado «Distribución horas presenciales de la formación» debe indicarse el horario de la formación que coincide con la jornada laboral del trabajador.
2. El centro de formación y la dirección indicada deben coincidir con el lugar en que efectivamente se imparte la formación.
3. 3 – En el campo horario del trabajador debe indicarse el horario habitual del trabajador. Si existen variaciones en función del día, debe indicarse en el apartado de observaciones.

¿En el caso de un PIF la empresa, aparte de dar el permiso para ausentarse del puesto de trabajo, puede pagar la factura de formación?

El permiso individual de formación es solicitado por iniciativa propia del trabajador para su desarrollo profesional o personal y por lo tanto, el coste de la formación corresponde al propio trabajador, eso no impide que pueda ser asumido por la empresa, aunque dicho coste no pueda ser incluido como coste del PIF.

En relación a la documentación que ha de custodiarse relativa a los PIF: soportes de entrada y salidas del trabajador de la empresa, si la formación tiene lugar en otra ciudad distinta del centro de trabajo, no contaremos con fichajes en las fechas en las que se recibió la formación. ¿Es posible presentar entrada y salida de días anteriores? En caso negativo, ¿cómo deberíamos proceder?

En este caso, sería conveniente conservar un certificado del Representante Legal de la Empresa en el que consten las ausencias del trabajador.

Respecto al soporte del coste imputado por todo el periodo de disfrute del Permiso por parte del trabajador, 1. ¿Se deben presentar tanto nóminas como 190 o sólo uno de los dos documentos? 2. A la hora de presentar nóminas, ¿han de presentarse sólo las relativas al periodo de disfrute? 3. En caso afirmativo, no dispondremos de dicha nómina hasta el curso siguiente puesto que se paga siempre a año vencido, ¿cómo hemos de proceder en este caso? 4. A la hora de presentar modelo 190 no dispondremos de dicho documento hasta el curso siguiente, con el año fiscal cerrado. ¿Cómo hemos de proceder en este caso?

Para justificar los costes salariales del trabajador, pueden conservarse las nóminas o modelo 190, correspondientes al período de disfrute del permiso, incluyendo las pagas extras.

Si no se dispone del modelo 190, y se requiere la documentación justificativa del permiso, pueden presentarse las nóminas del trabajador o un certificado del representante legal de la empresa desglosando el salario del trabajador.

En un PIF, ¿qué documento se puede facilitar para acreditar la conciencia de horario laboral con lectivo en caso de actuación de seguimiento? Si este documento no existe como tal, ¿qué información debería contener?

 Deberá conservarse un registro ausencias del trabajador y detalle de su jornada laboral, así como el horario de la formación. Para acreditar dichos extremos, puede conservarse un certificado firmado por el Representante Legal de la Empresa.

¿No podemos exigir al empleado que ha solicitado un PIF, un certificado de asistencia a las clases?

La empresa puede solicitar al trabajador que esté disfrutando de un PIF justificación de su asistencia a la formación. Dicha justificación puede, asimismo, ser solicitada por los órganos de control a efectos de verificar si los fondos públicos de formación continua se han destinado adecuadamente, comprobándose los requisitos encaminados a superar la acción formativa realizada. Por tanto, se podrán solicitar los documentos que justifiquen dicha situación y su aprovechamiento: la matrícula de la acción formativa y justificación de realización de examen y si por norma no fuera obligatoria una prueba, se constatará la asistencia al curso o si fuera necesario el título que acredite la superación de éste.