Aprende a realizar reuniones por videoconferencia y a impartir formaciones mediante aula Virtual.

Mucha gente tiene dificultades para comunicar eficazmente en una videoconferencia.

En una videoconferencia, cometemos errores de los que no somos conscientes y que pueden tener una repercusión negativa en tu comunicación.

Recuerda que no disponemos de algunos de los recursos más importantes de la comunicación presencial, como son:

• Apropiarse del espacio y de los objetos.
• La energía que contagiamos.
• Algunos registros de la voz.
• El lenguaje corporal.
• El movimiento.
• La mirada.

Por ello, necesitamos adaptar nuestra comunicación cuando hablamos a través de una herramienta de videoconferencia.

No cometas errores

Los errores más comunes en los que caemos en una videoconferencia

1. Si no te ven ni te escuchan, difícilmente podrás comunicar

Vigila la calidad de la conexión.

¿Qué se puede hacer si la conexión no es buena?

• Haz una buena selección de tu proveedor de acceso.
• Pon extensores o repetidores wifi en zonas de la casa con mala conexión. No son aparatos excesivamente caros y funcionan muy bien.
• Conectarse por cable al router garantiza la máxima velocidad.
• Puedes medir la velocidad de tu conexión en Speedtest. por encima de 50 Megas por segundo es una buena conexión para hacer videollamadas.

2. El mundo necesita que suenes bien. ¡Vigila con el audio!

• Invierte en unos buenos cascos con micro.

3. Los ruidos de fondo son un enemigo de la atención

¿Has realizado una videollamada con una persona que tenía una obra de construcción cerca, o con un perro que no para de ladrar, o pájaros, o una familia muy escandalosa? Son situaciones que dificultan la comunicación, por eso es importante:

• colocarse en el lugar menos ruidoso posible,
• avisar a los demás de que se está “reunido”.
• Programar horarios de “silencio” en el lugar de trabajo.
• Poner siempre el micrófono en mute o silencio cuando no se está hablando. Esto, además, facilita el que no se interrumpa y no aparecer en pantalla cuando no se está hablando (algunos programas destacan la imagen del que interviene).

4. Tu posición en la pantalla.

Trata de que tu imagen no distraiga.

Si por ejemplo tienes el ordenador muy abajo, produce la sensación de que estás mirando “desde arriba”.

Si estás demasiado cerca, no se verá la expresión de tus manos, que es de las pocas herramientas de las que dispones para el lenguaje no verbal.

Trata de colocarte bien centrado y con la espalda recta.

Haz pruebas de cómo te ves ANTES de la videollamada o videoconferencia.

5. Lo que está detrás de ti, también habla.

El fondo es una de las cosas más difíciles de una videoconferencia. Hay que evitar que pase gente por detrás u objetos que distorsionen.

Lo ideal es que sea un fondo lo más neutro y liso posible, o que contenga elementos que le den un “tono” específico como puede ser cartel con tu marca o con una frase que quieras destacar, un proyecto en el que te encuentres.

En el caso de personas que representan una empresa, organización, etc. pueden incluir el logo, banderas institucionales, premios, etc.

6. ¡Ni sol ni sombra!

Para una buena iluminación “casera”, da resultado ponerse delante de una ventana en la que no dé luz directa o poner dos lámparas de luz blanca, una a cada lado para evitar las sombras en la cara.

7. La mirada

La mirada es uno de los elementos más potentes de los que disponemos en la comunicación presencial, pero resulta difícil manejarla en una videoconferencia.

Da buen resultado minimizar la imagen de la otra persona y colocarla cerca de donde queda nuestra webcam (en caso de estar en el ordenador o la tableta).

8. Aprende a utilizar todos tus recursos.

• Compartir pantalla para que la otra persona vea lo que tú estás viendo.
• Utilizar el chat para dar participación a los demás o que hagan preguntas cuando se trata de una videoconferencia.
• Compartir documentos, archivos, presentaciones…
• También existe la opción de “pizarra” en la que diferentes personas pueden escribir o añadir objetos.

9. Respeta el turno de palabra y no interrumpas

Cuando estamos con personas de forma física, aunque no nos demos cuenta, a través de microsonidos o movimientos corporales pedimos el turno y (normalmente) los cambios en la toma de palabra se producen con fluidez, pero esto es más complicado en una videollamada, por lo que es importante:

• Si son muchos los asistentes, conviene silenciar a los participantes una vez que han entrado y establecer un turno de palabra y asegurarse de que el que interviene ha terminado antes de pasar al siguiente.
• Es necesario estar más callado que en una conversación presencial y esperar un poco más antes de tomar la palabra, ya que el sonido suele llegar con un ligero retraso.

10. Cuida la vestimenta, la voz, los gestos…

Algunas recomendaciones adicionales:

• Lo que más favorece es vestirse con tonos lisos y claros que sean diferentes al color del fondo.
• Maquíllate algo más de lo normal, ya que la cámara “elimina” parte del efecto y se sale más pálido de lo normal, por eso en televisión suelen maquillar tanto a mujeres como a hombres.
• Habla con voz tranquila, alta y clara.
• En caso de que sea una videoconferencia o videoreunión, repite las ideas principales para reforzar tu mensaje.
• Intenta tener una actitud interesada y sonriente.
• Trata de que tus “reuniones” sean algo más cortas que las que harías de forma presencial, ya que cansan más.

11. No te pongas nervios@. Evita la ansiedad.

Hay personas a las que asistir a una videoconferencia en el entorno profesional les produce ansiedad, ¿Por qué?

• Por la sensación que produce el que un montón de gente “entre” en tu casa, con su decoración, sus habitantes, sus ruidos… tu intimidad.
• La falta de un espacio apropiado para atender la llamada.
• Sentir que están TODOS mirándote…

Si quieres reforzar tu seguridad, puedes realizar la formación “Olvídate del Miedo Escénico” y disfruta hablando en público o en pantalla.

Algunas recomendaciones:

• Evita mirarte todo el tiempo porque eso produce un efecto de disociación y estarás menos atento a lo que dicen los demás, por lo que si te llega el turno de hablar no tendrás todos los elementos.
• Trata de acallar a tu propio enjuiciador. Los demás no están pendientes de ti, suelen estar más bien pendientes de ellos mismos…
• Domina la herramienta.
• Recuerda que no hay una forma “correcta” de hacerlo y que si metes la pata, te excusas y la próxima vez saldrá mejor. ¡Nadie es perfecto!.
• Sé natural y todo irá bien.

Descubre los tips que te pueden ayudar a preparar las reuniones virtuales.​