Instrucciones de aplicación de bonificaciones por formación y documentación a custodiar durante 4 años

En este artículo encontrará información relevante sobre las bonificaciones por formación:

  • Cómo aplicar la bonificación en el boletín de cotización.
  • Ejemplo práctico de aplicación de la bonificación en la contabilidad.
  • Aplicación de las bonificaciones en los seguros sociales.
  • Custodia de la documentación del expediente.

Cómo aplicar la bonificación en el boletín de cotización.

La normativa actual establece como obligación de la empresa beneficiaria, “Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de “formación profesional para el empleo”.

A efectos contables, la bonificación puede considerarse como una subvención. Se puede plantear de dos formas distintas.

Dado su carácter específico, es posible crear una cuenta contable en el subgrupo 74 «Subvenciones a la explotación», que se podría denominar y numerar como «Ingresos por formación en el empleo».

En cuentas del subgrupo 75 «Otros Ingresos de Gestión».

Costes internos

Los costes internos en los que se incurre pueden contabilizarse en cuentas específicas, pero para una mayor operatividad, se recomienda que se contabilicen en las cuentas que les correspondan según su naturaleza (por ejemplo, si el formador es personal interno, deberá contabilizarse la nómina en las cuentas del subgrupo 64, «Gastos del Personal»).

Costes externos

Los costes externos se contabilizarán en cuenta separada o epígrafe específico en las cuentas que según su naturaleza le corresponda del subgrupo 62 «Servicios Exteriores» con la referencia «formación continua».

Como regla general, no es admisible la imputación del IVA como coste formativo bonificable, excepto para las entidades exentas o no sujetas al impuesto.

REFERENCIAS LEGALES.

Rd 694/2017. Artículo aplicación de las bonificaciones y justificación

1.- […] Las empresas podrán aplicarse con carácter anual, en la forma establecida por la Tesorería General de la Seguridad Social, las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social a partir de la comunicación de finalización de la formación. El plazo para poder aplicarse dichas bonificaciones concluye el último día hábil del plazo para presentar el boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre de dicho ejercicio económico[…]

  1. A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas de las empresas que hayan sido objeto de bonificación deberán quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa.

La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante un período de 4 años y, en su caso, durante el período establecido en la legislación comunitaria la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación.

3.- […] Si tras la comprobación de la procedencia y exactitud de las bonificaciones aplicadas por las empresas, u otras actuaciones de seguimiento y control, se pusieran de manifiesto bonificaciones no aplicadas correctamente, incumplimientos de las obligaciones establecidas en este real decreto y en su normativa de desarrollo, incluyendo la de mantener a disposición de los órganos de control la documentación justificativa recogida en el apartado 2, y/o otras presuntas irregularidades, estos hechos podrán suponer la devolución, total o parcial, de las bonificaciones indebidamente aplicadas, en función de que el alcance de las comprobaciones efectuadas para cada entidad afectara a la totalidad o a parte de las acciones o grupos formativos

Ley 30/2015. Disposición final tercera modificación del texto refundido de la ley sobre infracciones y sanciones en el orden social, aprobado por el real decreto legislativo 5/2000, de 4 de agosto.

Infracciones muy graves

La aplicación indebida o la no aplicación a los fines previstos legal o reglamentariamente de las donaciones y acciones de patrocinio recibidas de las empresas por fundaciones y asociaciones de utilidad pública, como medida alternativa al cumplimiento de la obligación de reserva de empleo a favor de las personas con discapacidad.

Infracciones graves

No identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones que se apliquen y la cofinanciación, en su caso, del Fondo Social Europeo u otras ayudas e iniciativas europeas, bajo la denominación de Formación profesional para el Empleo.

Se endurecen las sanciones, de manera que los beneficiarios del sistema de formación profesional para el empleo no puedan volver a serlo durante un periodo de 5 años en caso de cometer una infracción muy grave.

Cuando se produzcan los siguientes escenarios:

  • Simular la contratación laboral con la finalidad de que los trabajadores participen en acciones formativas.
  • El falseamiento de documentos, así como la simulación de la ejecución de la acción formativa, incluida la teleformación, para la obtención o disfrute indebido de ayudas o subvenciones públicas para sí o para un tercero en materia de formación profesional para el empleo.
  • Realizar subcontrataciones indebidas, tanto en lo que respecta a la impartición como a la gestión de las acciones formativas

Ejemplo práctico de aplicación de la bonificación en la contabilidad

Datos de partida:

FACTURA EMITIDA POR LA ENTIDAD ORGANIZADORA A LA EMPRESA BONIFICADA:

  • Coste de la formación: 900 €. (Centro de formación emite una factura a la ENTIDAD ORGANIZADORA)
  • Coste de la gestión: 100 € + 21%IVA = 121 €

La entidad organizadora, asume la factura de formación y la repercute junto con los costes de la gestión a la empresa bonificada[1]

Datos de nóminas en Entidad Agrupada

  • Retribuciones brutas:852,88 €
  • SS a cargo de la empresa:682,80 €
  • SS a cargo de los trabajadores:069,20 €
  • IRPF:8%

Asiento 1.- Gasto por el curso formativo y su gestión

1.000,00 €

(649) Otros gastos sociales

(410.001) Entidad organizadora

1021.00 €

21,00 €

(472) H.P. IVA Soportado

 

 

 

Asiento 2.- Pago del curso y su gestión

1021,00 €

(410.001) Entidad organizadora

(572) Bancos c/c

1.121,00 €

 

Asiento 3- Nóminas

10.852,88 €

(640) Sueldos y Salarios

(476) Organismos de la SS acreedores

4.752,00 €

 3.682,80 €

(642) SS a cargo de la empresa

(4751) HP acreedor por retenciones practicadas

868,23 €

   

(465) Remuneraciones pendientes de pago

8.915,45 €

 

Asiento 4.- Pago de nóminas

8.915,45 €

(465) Remuneraciones pendientes de pago

(572) Bancos c/c

 8.915,45 €

 

Asiento 5.- Pago de Seguros Sociales.

4.752,00 €

(476) Organismos de la SS acreedores

(572) Bancos c/c

3.752,00 €

   

(755) Ingresos por bonificaciones de formación

1.000,00 €

[1] Artículo 12.2 de la Ley 30/2015 de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral […] Asimismo, las mencionadas entidades serán las que contraten a la entidad de formación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad.

Si se va a bonificar por trabajadores incluidos en diferentes Códigos de Cuenta de Cotización de la misma empresa, las bonificaciones por la totalidad del grupo o grupos de formación podrán aplicarse en los boletines de cotización de cualquier Código de Cuenta de Cotización que cotice por Formación Profesional.

La bonificación la puede aplicar a través del Sistema Red o mediante el TC correspondiente.

Aplicación de las bonificaciones en los seguros sociales

Se recomienda evitar saldos acreedores en la práctica de los seguros sociales.

IMPORTANTE: En el caso de resultar acreedor, recomendamos dividir la bonificación en más de un mes, comunicando esta circunstancia a la gestora de formación para que así lo haga constar en FUNDAE

La aplicación de la Bonificación en la cotización exigirá que la empresa se encuentre al corriente de pago en sus obligaciones Tributarias y con la Seguridad Social.

Definiciones:

  • Saldo acreedor: la cantidad a bonificar es mayor que la cantidad a abonar a la TGSS. En este caso se revisará previamente la cantidad solicitada y en la siguiente columna aparecerá la cantidad admitida.
  • Saldo deudor: la cantidad a bonificar se practica directamente, puesto que es menor que la cantidad a abonar a la TGSS.

Custodia de la documentación del expediente

Deberá mantener la documentación justificativa, su contabilización y pago de los gastos de formación durante al menos 4 años (pudiendo ser solicitada por los organismos públicos).

La empresa bonificada será la encargada de la confección y custodia del expediente.

Documentación facilitada por GLOBAL Formación y  que deberá custodiar la empresa:

  • Facturas justificativas de la formación objeto de bonificación.
  • Costes salariales, en su caso.
  • Ficha de datos y matriculación alumnos,
  • Controles de asistencia,
  • Guía didáctica del curso,
  • Recibí Material,
  • Recibí diplomas,
  • Justificación de haber sometido las acciones formativas a información de la Representación Legal de los Trabajadores, en aquellos casos en los que la empresa disponga.

Documentación que la empresa debe añadir al expediente:

  1. En el caso de que la empresa esté exenta o no sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido y siempre que dicho Impuesto constituya un coste bonificado, certificado emitido por la Delegación de la Agencia Tributaria (impreso 01) o copia del Censo de empresarios, profesionales y retenedores (modelo 036).
  2. Los extractos emitidos por las entidades bancarias correspondientes a los pagos realizados por los costes de formación que fueron imputados en los justificantes correspondientes.

En el caso de haberse realizado los pagos de forma fraccionada o mediante remesas bancarias, se deberá aportar un desglose de estos junto a los documentos bancarios facilitados en el que se pueda identificar el mismo.

Para aquellos casos en los que los pagos se hubieran realizado por caja, se deberá aportar el apunte contable relativo a dicho pago. En caso de tratarse de un pago global será necesario aportar detalle para facilitar la identificación del pago a justificar.

  1. Justificantes de las anotaciones contables de:
  • El gasto de la formación
  • El pago de los gastos de formación
  • La bonificación aplicada correspondiente o TC1 del mes en el que se ha realizado la bonificación con el justificante de pago.

Copia de los apuntes contables del libro diario de los importes imputados donde aparezca la denominación y número de la cuenta de gasto, y que se puedan relacionar la factura, y justificantes de pago de este expediente.

En base al Código de Comercio, el libro diario deberá estar debidamente registrado.

En caso de que las cuentas en las que se han contabilizado los costes comunicados no coincidan con la descripción y/o numeración del Plan General Contable establecidos en el ejemplo deberán adjuntar un detalle de cómo contabilizan los costes en la empresa objeto de este expediente.

  1. Certificado acreditando que no se ha recibido ayuda o subvención alguna para la realización de las acciones formativas de cualquier otra entidad, pública o privada, nacional o internacional correspondiente al ejercicio objeto de requerimiento.

En Global Formación Empresarial podemos asesorarle en todo lo relacionado a las bonificaciones formativas. Si usted está interesado no dude en dejarnos un mensaje aquí o llame al 93 228 94 06

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